Checklist para organizar una formación presencial

Una formación presencial sale bien cuando nadie tiene que pensar en la logística: los asistentes saben dónde ir y a qué hora, el proyector funciona a la primera y la pausa del café llega cuando hace falta. Esta lista recoge lo que conviene preparar, en orden, para que no se quede nada por el camino.

Un mes antes: la sala y las fechas

• Cuenta a los asistentes. El número decide la sala. Apunta un máximo realista, contando al formador.
• Elige el montaje. Para un curso con toma de notas o con ordenador, el montaje escuela; para un grupo pequeño y participativo, en U. Lo explicamos en qué montaje elegir.
• Elige la sala con margen. En escuela caben hasta 15 personas en Capellanes, 18 en Viena y 30 con las dos salas juntas.
• Decide la jornada. Si el curso dura cuatro o cinco horas, la media jornada de mañana (de 9:00 a 14:00) suele bastar. Si es de día completo (de 9:00 a 20:00), reserva la jornada completa.
• Reserva todas las fechas de una vez. Si el curso dura varios días, se piden todos en la misma solicitud, cada uno con su jornada y su montaje.
• Cuenta con los plazos. Te contestamos confirmando la disponibilidad en unas 24 a 72 horas, y el pago se hace como mínimo 10 días antes de la fecha.

Si todavía no sabes cuánto te va a costar, aquí tienes los precios con ejemplos.

Dos semanas antes: contenido, material y catering

• Prepara el material. Presentación, documentación para repartir, ejercicios y, si los hay, las pruebas o el examen final.
• Pide el flipchart si lo vas a usar. Está incluido, pero hay que pedirlo al reservar para que esté montado.
• Revisa lo que ya está en la sala y no tienes que llevar: WiFi, proyector, pantalla, agua para los asistentes y material de oficina (carpetas, folios y bolígrafos).
• Decide el catering. En una formación larga, un coffee break a media mañana ayuda a mantener la atención en la segunda parte. En las de día completo, un menú de mediodía evita que el grupo se disperse a la hora de comer. El catering está operado por Viena Capellanes y el menú se sirve en el Café Viena, a 50 metros del hotel, de lunes a viernes no festivos.
• No cuentes con traer comida de fuera. Las condiciones de reserva no lo permiten, ni contratar otro catering.

Una semana antes: la convocatoria

• Manda la convocatoria con la fecha, la hora de inicio y de fin, la dirección (C/ Juan Álvarez Mendizábal, 17, junto a Plaza de España) y el nombre de la sala.
• Explica cómo llegar. Metro, tren y aparcamiento están en cómo llegar. Si alguien va a venir en coche, pregunta por el aparcamiento del hotel al hacer la solicitud.
• Di qué tienen que traer: portátil, documentación previa o lo que haga falta.
• Confirma el número de asistentes. Si cambia mucho, avísanos para ajustar el montaje y el catering.

El día de la formación

• Llega con tiempo para conectar el portátil al proyector y probar la presentación. Lleva el adaptador de tu ordenador por si acaso.
• Comprueba la conexión a internet si vas a enseñar algo en directo.
• Ten a mano la lista de asistentes y, si la formación lo pide, la hoja de firmas.
• Respeta los horarios de la sala. La reserva cubre la jornada contratada; fuera de ese horario se aplican otros precios.
• No cuelgues material en las paredes: las condiciones no lo permiten. Para apuntar a la vista de todos, el flipchart.

Después

• Recoge la opinión de los asistentes mientras la formación está reciente: una encuesta corta basta.
• Envía el material y los certificados, si los hay.
• Si el curso se repite, apunta qué sala, montaje y horario te funcionaron, y reserva las próximas fechas con tiempo.

La lista, resumida

1. Asistentes, montaje y sala, con margen.
2. Jornada y todas las fechas en una sola solicitud.
3. Material, flipchart si hace falta y catering.
4. Convocatoria con dirección, horario y cómo llegar.
5. Prueba técnica antes de empezar.
6. Opiniones y material después.

Para más detalles sobre nuestras salas para cursos, mira la página de sala para formaciones.